Я по жизни оптимист и стараюсь найти плюсы в минусах.

Вспомним конец марта 2020: те предприниматели, кто мог, раздали сотрудникам ноутбуки, оплатили сотовую связь и отправили домой работать. Это действие называлось «мы перешли на удаленку». Такая «удаленка» ничего общего с бизнесом онлайн не имеет, потому что бизнес – это отлаженный процесс, а работа «на кухне» – экстренная мера.

Давайте разбираться, что нужно для перевода офлайн бизнеса в онлайн и чтобы это четко работало. Разберу с 3-х, на мой взгляд, наиболее важных позиций.

Доход. Получение дохода – ключевая цель бизнеса. 

Шаг № 1: организация действий по получению денег.

Многие сейчас скажут, что сначала надо деньги «сгенерить», но я не соглашусь. Полагаю, что   даже если вы или ваш отдел продаж «на удаленке» продали товар/услуги, то необходимо соблюсти формальности (счет, акт выполненных работ, накладная и т.д.).  Этим ведает ваша бухгалтерия. Поэтому правило № 1 – обеспечить бухгалтерию доступам к онлайн платформам бухгалтерского учета, которые бесперебойно работают из любой точки, где есть интернет.

Сюда же, к правилу по доходу, стоит отнести и организацию отдела продаж. Самое правильное  решение, по моему мнению  (и не только  для отдела продаж) – это CRM  система. Для меня технические задачи – гора Эверест, на которую не взойти. Но я – чистый гуманитарий, не сразу, но освоила эту систему и оценила эффективность. CRM система позволяет контролировать процесс оперативно, вносить корректировки в поставленные задачи, видит каждого клиента и каждое обращение, видит, чем занимался сотрудник.

Оформление  взаимоотношений с вашими сотрудниками. 

Шаг № 2: Оформление документов.

Надо понимать, что ваши сотрудники при приеме на работу были ознакомлены с Правилами  внутреннего трудового распорядка  и соблюдали его.  Теперь ваша задача сделать так, чтобы  в результате перевода бизнеса из офлайн в онлайн ваша команда понимала, что и как им делать, чтобы результаты были не меньше  тех, которые были при работе в офисе. От сотрудника, который находиться дома сразу требовать 100% вовлеченности в удаленный рабочий процесс не стоит, но и давать послабления в виде «затянувшегося переходного периода» губительно для бизнеса.  Здесь хорошо работают старые забытые регламенты, памятки, вводы в специальность, правила и т.д.

Для онлайн бизнеса важным является наличие регламентов по взаимодействию между сотрудниками и правил исполнения этих регламентов, другими словами «курс молодого бойца», как работать в СRМ, куда нажимать в случае чего.  А соответствующий раздел в СRМ системе (к примеру в Битрикс 24 он называется» база знаний») будет заполнен.

Также сотрудники, ваша команда, обязаны знать, как они коммуницируют в рабочее время. Здесь прошу обратить внимание на сервисы видеоконференцсвязи- незаменимый помощник. Опыт показывает, что утреннее приветствие сотрудников, утреннее обсуждение планов  на текущий рабочий день  в видеоконференции – отличное начало дня.  Такую же планерку для подведения итогов дня целесообразно проводить  в конце дня. У сотрудников появляется ощущение  постоянного сплоченного присутствия – что дает толчок работать, а не стоять у плиты, гулять быстренько с детьми или сидеть у телевизора.

Таким образом, даже при внедрении в работу СRМ системы необходимо переработать ваши   внутренние акты, по которым работают сотрудники, поскольку только при хорошем администрировании и регламентировании ваш переведенный бизнес онлайн будет работать.

Очень важным является правильное оформление трудовых отношений. Отныне ваши сотрудники – дистанционные сотрудники и правила  главы 49.1. Трудового Кодекса важно соблюдать.

Сразу решите для себя – ваш сотрудник  будет исполнять свои трудовые обязанности на вашем оборудовании: стол, стул, компьютер,  принтер, сканер… или на своем. Если работа предусматривает использование имущества работодателя – то впору обсудить и заключить соглашение о материальной ответственности, если на работа производиться на оборудовании работника – он вправе поставить вопрос о компенсации за использование инструмента. В онлайн   очень четко  работает правило – регламенты и памятки – наше все.  И поверьте, затраты  и временные и финансовые оправдываются.

Информационная безопасность. 

Шаг 3: IT- защита. 

Интернет как известно, помнит все.  При организации онлайн бизнеса необходимо четко представлять и понимать, как будет храниться ваша информация и кто и как будет иметь к ней доступ.  Здесь уместно будет напомнить о  том, что  не рекомендуется пересылать по почте  информацию  особой (повышенной важности),  раздавать пароли и доступы и т.д.  Пароли и доступы не хранить в телефоне, для их хранения  должно быть особое место. Также  важно  обновлять пароли и доступы.  Передавая такую информацию сотрудникам обязательно должен быть составлен акт приема-передачи. Дистанционные сотрудники могут для выполнения своих обязанностей иметь ЭЦП (электронную цифровую подпись), а если ее нет – вполне подойдет обмен скан-образами.

НО: еще раз акцентирую внимание на том, что вся переписка ведется с рабочих аккаунтов, e-mail, специально организованных чатов в мессенджерах и эти правила зафиксированы, а сотрудник с ними ознакомлен.

Подводя итоги, хочу сказать, что если вы сказали себе: хочу перевести свой бизнес в онлайн, значит действуйте!  Я абсолютно уверена, что если желание сильное, то дорогу осилит идущий и вы организуете позитивный контроль над командой и ваше дело будет наращивать мощь и расти.

Ваш юридический советник,

Наталья Гузанова