Я по жизни оптимист и стараюсь найти плюсы в минусах.
Вспомним конец марта 2020: те предприниматели, кто мог, раздали сотрудникам ноутбуки, оплатили сотовую связь и отправили домой работать. Это действие называлось «мы перешли на удаленку». Такая «удаленка» ничего общего с бизнесом онлайн не имеет, потому что бизнес – это отлаженный процесс, а работа «на кухне» – экстренная мера.
Давайте разбираться, что нужно для перевода офлайн бизнеса в онлайн и чтобы это четко работало. Разберу с 3-х, на мой взгляд, наиболее важных позиций.
Доход. Получение дохода – ключевая цель бизнеса.
Шаг № 1: организация действий по получению денег.
Многие сейчас скажут, что сначала надо деньги «сгенерить», но я не соглашусь. Полагаю, что даже если вы или ваш отдел продаж «на удаленке» продали товар/услуги, то необходимо соблюсти формальности (счет, акт выполненных работ, накладная и т.д.). Этим ведает ваша бухгалтерия. Поэтому правило № 1 – обеспечить бухгалтерию доступам к онлайн платформам бухгалтерского учета, которые бесперебойно работают из любой точки, где есть интернет.
Сюда же, к правилу по доходу, стоит отнести и организацию отдела продаж. Самое правильное решение, по моему мнению (и не только для отдела продаж) – это CRM система. Для меня технические задачи – гора Эверест, на которую не взойти. Но я – чистый гуманитарий, не сразу, но освоила эту систему и оценила эффективность. CRM система позволяет контролировать процесс оперативно, вносить корректировки в поставленные задачи, видит каждого клиента и каждое обращение, видит, чем занимался сотрудник.
Оформление взаимоотношений с вашими сотрудниками.
Шаг № 2: Оформление документов.
Надо понимать, что ваши сотрудники при приеме на работу были ознакомлены с Правилами внутреннего трудового распорядка и соблюдали его. Теперь ваша задача сделать так, чтобы в результате перевода бизнеса из офлайн в онлайн ваша команда понимала, что и как им делать, чтобы результаты были не меньше тех, которые были при работе в офисе. От сотрудника, который находиться дома сразу требовать 100% вовлеченности в удаленный рабочий процесс не стоит, но и давать послабления в виде «затянувшегося переходного периода» губительно для бизнеса. Здесь хорошо работают старые забытые регламенты, памятки, вводы в специальность, правила и т.д.
Для онлайн бизнеса важным является наличие регламентов по взаимодействию между сотрудниками и правил исполнения этих регламентов, другими словами «курс молодого бойца», как работать в СRМ, куда нажимать в случае чего. А соответствующий раздел в СRМ системе (к примеру в Битрикс 24 он называется» база знаний») будет заполнен.
Также сотрудники, ваша команда, обязаны знать, как они коммуницируют в рабочее время. Здесь прошу обратить внимание на сервисы видеоконференцсвязи- незаменимый помощник. Опыт показывает, что утреннее приветствие сотрудников, утреннее обсуждение планов на текущий рабочий день в видеоконференции – отличное начало дня. Такую же планерку для подведения итогов дня целесообразно проводить в конце дня. У сотрудников появляется ощущение постоянного сплоченного присутствия – что дает толчок работать, а не стоять у плиты, гулять быстренько с детьми или сидеть у телевизора.
Таким образом, даже при внедрении в работу СRМ системы необходимо переработать ваши внутренние акты, по которым работают сотрудники, поскольку только при хорошем администрировании и регламентировании ваш переведенный бизнес онлайн будет работать.
Очень важным является правильное оформление трудовых отношений. Отныне ваши сотрудники – дистанционные сотрудники и правила главы 49.1. Трудового Кодекса важно соблюдать.
Сразу решите для себя – ваш сотрудник будет исполнять свои трудовые обязанности на вашем оборудовании: стол, стул, компьютер, принтер, сканер… или на своем. Если работа предусматривает использование имущества работодателя – то впору обсудить и заключить соглашение о материальной ответственности, если на работа производиться на оборудовании работника – он вправе поставить вопрос о компенсации за использование инструмента. В онлайн очень четко работает правило – регламенты и памятки – наше все. И поверьте, затраты и временные и финансовые оправдываются.
Информационная безопасность.
Шаг 3: IT- защита.
Интернет как известно, помнит все. При организации онлайн бизнеса необходимо четко представлять и понимать, как будет храниться ваша информация и кто и как будет иметь к ней доступ. Здесь уместно будет напомнить о том, что не рекомендуется пересылать по почте информацию особой (повышенной важности), раздавать пароли и доступы и т.д. Пароли и доступы не хранить в телефоне, для их хранения должно быть особое место. Также важно обновлять пароли и доступы. Передавая такую информацию сотрудникам обязательно должен быть составлен акт приема-передачи. Дистанционные сотрудники могут для выполнения своих обязанностей иметь ЭЦП (электронную цифровую подпись), а если ее нет – вполне подойдет обмен скан-образами.
НО: еще раз акцентирую внимание на том, что вся переписка ведется с рабочих аккаунтов, e-mail, специально организованных чатов в мессенджерах и эти правила зафиксированы, а сотрудник с ними ознакомлен.
Подводя итоги, хочу сказать, что если вы сказали себе: хочу перевести свой бизнес в онлайн, значит действуйте! Я абсолютно уверена, что если желание сильное, то дорогу осилит идущий и вы организуете позитивный контроль над командой и ваше дело будет наращивать мощь и расти.
Ваш юридический советник,
Наталья Гузанова
