Сейчас для многих стоит вопрос: «Как перевести бизнес в онлайн?»

Я по жизни оптимист и стараюсь найти плюсы в минусах, и у меня получается их найти. Вспомним конец марта 2020: те предприниматели, кто мог,  раздали сотрудникам ноутбуки, оплатили сотовую связь и отправили домой  работать. Это действие называлось «мы перешли на удаленку». Такая «удаленка» ничего общего с бизнесом онлайн не имеет, потому что бизнес – это отлаженный процесс, а работа «на кухне» – это экстренная мера. Давайте разбираться,  что нужно для перевода офлайн бизнес в онлайн, т.е. “Как перевести бизнес в онлайн?”

Разберу три, на мой взгляд, наиболее важные позиции.

ДОХОД. ПОЛУЧЕНИЕ ДОХОДА – КЛЮЧЕВАЯ ЦЕЛЬ БИЗНЕСА.

Шаг № 1. Организация действий по получению денег.

Многие сейчас скажут, что сначала надо деньги «сгенерить», но я не соглашусь. Полагаю, что  даже если ваш отдел продаж «на удаленке» продал товар или услуги, то необходимо соблюсти формальности (счет, акт выполненных работ, накладная и т.д.).  Этим ведает ваша бухгалтерия. Поэтому правило № 1 – обеспечить  бухгалтерию доступам к онлайн платформам бухгалтерского учета, которые бесперебойно работают из любой точки, где есть интернет.

Сюда же, к правилу по доходу, стоит отнести и организацию отдела продаж. Самое правильное  решение, по моему мнению  (и не только  для отдела продаж) – это CRM  система.  Для меня технические задачи –  гора Эверест, на которую не взойти. Я – чистый гуманитарий, не сразу, но освоила эту систему, оценила ее эффективность. CRM система позволяет контролировать процесс оперативно, вносить корректировки в поставленные задачи, видит каждого клиента и каждое обращение, видит, чем занимался сотрудник.

ОФОРМЛЕНИЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ В ВАШИМИ СОТРУДНИКАМИ

Шаг № 2. Оформление документов.

Надо понимать, что ваши сотрудники при приеме на работу были ознакомлены с Правилами  внутреннего трудового распорядка и соблюдали его. Теперь ваша задача сделать так, чтобы  в результате перевода бизнеса из офлайн в онлайн ваша команда понимала, что и как им делать, чтобы  результаты были не меньше  тех, которые были при работе в офисе. От сотрудника, который находиться дома сразу требовать 100% вовлеченности в удаленный рабочий процесс не стоит, но и давать послабления в виде «затянувшегося переходного периода» губительно для бизнеса. Здесь хорошо работают старые забытые регламенты, памятки, вводы в специальность, правила и т.д.

Для онлайн бизнеса важным является наличие регламентов по взаимодействию между сотрудниками и правил исполнения этих регламентов, другими словами «курс молодого бойца» как работать в СRМ и куда нажимать в случае чего, они должны пройти.  А соответствующий раздел в СRМ системе (к примеру в Битрикс 24 он называется “база знаний”) будет заполнен.

Также сотрудники обязаны знать, как они коммуницируют в рабочее время. Здесь прошу обратить внимание на сервисы видеоконференцсвязи. Опыт показывает, что утреннее приветствие сотрудников, утреннее обсуждение планов на текущий рабочий день в видеоконференции – отличное начало дня. Такую же планерку  для  подведения итогов дня целесообразно проводить в конце дня. У сотрудников появляется ощущение постоянного сплоченного присутствия – что дает толчок работать, а не стоять у плиты, гулять быстренько с детьми или сидеть у телевизора.

Таким образом, даже при внедрении в работу СRМ системы необходимо переработать ваши   внутренние акты, по которым работают сотрудники, поскольку только при хорошем администрировании и регламентировании ваш переведенный бизнес онлайн будет работать.

Очень важным является правильное оформление трудовых отношений. Отныне ваши сотрудники – дистанционные сотрудники и правила главы 49.1. Трудового Кодекса важно  соблюдать.

Сразу  решите для себя – ваш сотрудник  будет исполнять свои трудовые обязанности на вашем оборудовании: стол, стул,  компьютер,  принтер, сканер…  или на своем.  Если работа предусматривает использование имущества работодателя – то впору обсудить и заключить соглашение о материальной ответственности, если работа производится на оборудовании работника – он вправе поставить вопрос о компенсации за использование инструмента. В онлайн очень четко работает правило – регламенты и памятки – наше все.  И поверьте, затраты и временные и финансовые оправдываются.

ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ.

Шаг 3. IT- защита.

Интернет как известно, помнит все. При организации онлайн бизнеса необходимо четко представлять и понимать, как будет храниться ваша информация и кто и как будет иметь к ней доступ.  Здесь уместно будет напомнить о том, что не рекомендуется пересылать по почте  информацию  особой (повышенной важности),  раздавать  пароли и доступы и т.д. Пароли и доступы не хранить в телефоне, для их хранения  должно быть особое место. Также важно  обновлять пароли и доступы. Передавая такую информацию сотрудникам обязательно должен быть составлен акт приема-передачи. Дистанционные сотрудники могут для выполнения своих обязанностей иметь ЭЦП (электронную цифровую подпись), а если ее нет – вполне подойдет обмен электронными образами документов.

Важно! Вся переписка должна осуществляться с рабочих аккаунтов, e-mail, специально организованных чатов в мессенджерах.  Правила должны быть зафиксированы, а сотрудник с ними ознакомлен.Подводя итоги, хочу сказать, что если вы сказали себе: хочу перевести свой бизнес в онлайн, значит действуйте!  Я абсолютно уверена, что если желание сильное, то дорогу осилит идущий и вы организуете позитивный контроль над командой, а ваше дело будет наращивать мощь и расти.

Ваш юридический советник,

Наталья Гузанова.

Я по жизни оптимист и стараюсь найти плюсы в минусах, и у меня получается их найти. Вспомним конец марта 2020: те предприниматели, кто мог,  раздали сотрудникам ноутбуки, оплатили сотовую связь и отправили домой  работать. Это действие называлось «мы перешли на удаленку». Такая «удаленка» ничего общего с бизнесом онлайн не имеет, потому что бизнес – это отлаженный процесс, а работа «на кухне» – это экстренная мера. Давайте разбираться,  что нужно для перевода офлайн бизнес в онлайн, т.е. “Как перевести бизнес в онлайн?”

Разберу три, на мой взгляд, наиболее важные позиции.

ДОХОД. ПОЛУЧЕНИЕ ДОХОДА – КЛЮЧЕВАЯ ЦЕЛЬ БИЗНЕСА.

Шаг № 1. Организация действий по получению денег.

Многие сейчас скажут, что сначала надо деньги «сгенерить», но я не соглашусь. Полагаю, что  даже если ваш отдел продаж «на удаленке» продал товар или услуги, то необходимо соблюсти формальности (счет, акт выполненных работ, накладная и т.д.).  Этим ведает ваша бухгалтерия. Поэтому правило № 1 – обеспечить  бухгалтерию доступам к онлайн платформам бухгалтерского учета, которые бесперебойно работают из любой точки, где есть интернет.

Сюда же, к правилу по доходу, стоит отнести и организацию отдела продаж. Самое правильное  решение, по моему мнению  (и не только  для отдела продаж) – это CRM  система.  Для меня технические задачи –  гора Эверест, на которую не взойти. Я – чистый гуманитарий, не сразу, но освоила эту систему, оценила ее эффективность. CRM система позволяет контролировать процесс оперативно, вносить корректировки в поставленные задачи, видит каждого клиента и каждое обращение, видит, чем занимался сотрудник.

ОФОРМЛЕНИЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ В ВАШИМИ СОТРУДНИКАМИ

Шаг № 2. Оформление документов.

Надо понимать, что ваши сотрудники при приеме на работу были ознакомлены с Правилами  внутреннего трудового распорядка и соблюдали его. Теперь ваша задача сделать так, чтобы  в результате перевода бизнеса из офлайн в онлайн ваша команда понимала, что и как им делать, чтобы  результаты были не меньше  тех, которые были при работе в офисе. От сотрудника, который находиться дома сразу требовать 100% вовлеченности в удаленный рабочий процесс не стоит, но и давать послабления в виде «затянувшегося переходного периода» губительно для бизнеса. Здесь хорошо работают старые забытые регламенты, памятки, вводы в специальность, правила и т.д.

Для онлайн бизнеса важным является наличие регламентов по взаимодействию между сотрудниками и правил исполнения этих регламентов, другими словами «курс молодого бойца» как работать в СRМ и куда нажимать в случае чего, они должны пройти.  А соответствующий раздел в СRМ системе (к примеру в Битрикс 24 он называется “база знаний”) будет заполнен.

Также сотрудники обязаны знать, как они коммуницируют в рабочее время. Здесь прошу обратить внимание на сервисы видеоконференцсвязи. Опыт показывает, что утреннее приветствие сотрудников, утреннее обсуждение планов на текущий рабочий день в видеоконференции – отличное начало дня. Такую же планерку  для  подведения итогов дня целесообразно проводить в конце дня. У сотрудников появляется ощущение постоянного сплоченного присутствия – что дает толчок работать, а не стоять у плиты, гулять быстренько с детьми или сидеть у телевизора.

Таким образом, даже при внедрении в работу СRМ системы необходимо переработать ваши   внутренние акты, по которым работают сотрудники, поскольку только при хорошем администрировании и регламентировании ваш переведенный бизнес онлайн будет работать.

Очень важным является правильное оформление трудовых отношений. Отныне ваши сотрудники – дистанционные сотрудники и правила главы 49.1. Трудового Кодекса важно  соблюдать.

Сразу  решите для себя – ваш сотрудник  будет исполнять свои трудовые обязанности на вашем оборудовании: стол, стул,  компьютер,  принтер, сканер…  или на своем.  Если работа предусматривает использование имущества работодателя – то впору обсудить и заключить соглашение о материальной ответственности, если работа производится на оборудовании работника – он вправе поставить вопрос о компенсации за использование инструмента. В онлайн очень четко работает правило – регламенты и памятки – наше все.  И поверьте, затраты и временные и финансовые оправдываются.

ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ.

Шаг 3. IT- защита.

Интернет как известно, помнит все. При организации онлайн бизнеса необходимо четко представлять и понимать, как будет храниться ваша информация и кто и как будет иметь к ней доступ.  Здесь уместно будет напомнить о том, что не рекомендуется пересылать по почте  информацию  особой (повышенной важности),  раздавать  пароли и доступы и т.д. Пароли и доступы не хранить в телефоне, для их хранения  должно быть особое место. Также важно  обновлять пароли и доступы. Передавая такую информацию сотрудникам обязательно должен быть составлен акт приема-передачи. Дистанционные сотрудники могут для выполнения своих обязанностей иметь ЭЦП (электронную цифровую подпись), а если ее нет – вполне подойдет обмен электронными образами документов.

Важно! Вся переписка должна осуществляться с рабочих аккаунтов, e-mail, специально организованных чатов в мессенджерах.  Правила должны быть зафиксированы, а сотрудник с ними ознакомлен.Подводя итоги, хочу сказать, что если вы сказали себе: хочу перевести свой бизнес в онлайн, значит действуйте!  Я абсолютно уверена, что если желание сильное, то дорогу осилит идущий и вы организуете позитивный контроль над командой, а ваше дело будет наращивать мощь и расти.

Ваш юридический советник,

Наталья Гузанова.

Наш сайт использует файлы cookies, чтобы улучшить работу и повысить эффективность сайта. Продолжая работу с сайтом, вы соглашаетесь с использованием нами cookies и политикой конфиденциальности.

Принять